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SOP क्या है पूरी जानकारी

प्रभावी मानक संचालन प्रक्रिया (SOP ) कैसे लिखें

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एक मानक संचालन प्रक्रिया SOP  एक दस्तावेज है जो एक निश्चित कार्य को पूरा करने के लिए स्पष्ट निर्देश प्रदान करता है। यहां, हम बात करते हैं कि SOP  क्यों महत्वपूर्ण हैं, और उन्हें कैसे बनाया जाए।

जैसा कि पुरानी कहावत है, किसी भी आकार के व्यवसाय या संगठन में बहुत सारे चलने वाले हिस्से होते हैं।

अक्सर, एक उत्पादक, सफल व्यवसाय और एक असफल व्यवसाय के बीच का अंतर यह है कि क्या ये असंख्य “भाग” एक दूसरे के साथ मिलकर आगे बढ़ रहे हैं या नहीं। यह बारीक-ट्यून की गई मशीन और नियमित रूप से टूटने वाली मशीन के बीच का अंतर हो सकता है – और अंततः अलग हो जाता है।

आपके संगठन को इस तरह की बारीक-बारीक मशीन की तरह चलाने के लिए (और तेजी से टूटने से बचने के लिए), आपकी टीम के सदस्यों को शाब्दिक और आलंकारिक रूप से  हर समय एक ही पृष्ठ पर रहने की जरूरत है-

यह वह जगह है जहां एक मानक संचालन प्रक्रिया या एसओपी चलन में आती है।

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एक मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) एक दस्तावेज है जो स्पष्ट निर्देश और निर्देश प्रदान करता है कि किसी संगठन के भीतर टीमों और सदस्यों को कुछ प्रक्रियाओं को पूरा करने के बारे में कैसे जाना चाहिए।

ध्यान दें कि एसओपी दस्तावेज़ीकरण एक साधारण प्रक्रियात्मक दस्तावेज़ की तुलना में बहुत अधिक शामिल है। मुख्य अंतर यह है कि प्रक्रियात्मक दस्तावेज प्रश्न में प्रक्रिया का एक उच्च-स्तरीय अवलोकन प्रदान करने के लिए होते हैं, जबकि एसओपी एक “ऑन-द-ग्राउंड” स्पष्टीकरण प्रदान करते हैं कि किसी दी गई प्रक्रिया को योजना के अनुसार सुनिश्चित करने के लिए क्या होना चाहिए।

(अर्थात्, एक प्रक्रिया-केंद्रित दस्तावेज़ आम तौर पर यह बताता है कि संगठन “प्वाइंट ए” से “प्वाइंट बी” तक जाएगा, जबकि साथ में एसओपी “प्वाइंट बी” तक पहुंचने के लिए संगठन द्वारा की जाने वाली हर चीज का वर्णन करेगा।)

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मानक संचालन प्रक्रिया

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मानक संचालन प्रक्रियाओं के प्रकार (TYPES OF SOP )

जबकि कंपनियां अपने आंतरिक एसओपी दस्तावेजों को एक ऐसे प्रारूप में विकसित करने के लिए स्वतंत्र हैं जो उनकी टीम के लिए सबसे अच्छा काम करता है, अधिकांश संगठन निम्नलिखित प्रारूपों में से एक का चयन करते हैं।

चरण-दर-चरण प्रारूप Step-by-Step Format

कुछ मामलों में, प्रक्रिया को पूरा करते समय उठाए जाने वाले कदमों की एक साधारण क्रमांकित या बुलेटेड सूची बनाने के लिए पर्याप्त हो सकता है।

इस प्रारूप का उपयोग केवल तभी किया जाना चाहिए जब विचाराधीन प्रक्रिया सीधी हो और अधिकांश परिस्थितियों में बिना असफलता के पूरा किया जा सके।

जिन प्रक्रियाओं में चरण-दर-चरण प्रारूप पर्याप्त होने की संभावना है उनमें शामिल हैं:

  • सेटअप और सफाई निर्देश
  • डिजिटल लॉगिन अनुक्रम
  • उपकरणों के उचित और सुरक्षित उपयोग के लिए निर्देश

पदानुक्रमित प्रारूप

एसओपी (SOP ) के लिए पदानुक्रमित प्रारूप उपरोक्त प्रारूप से उधार लेता है जिसमें इसमें प्रक्रिया के चरणों को पूरा करने की सूची शामिल है।

हालांकि, पदानुक्रमित एसओपी आवश्यक समझे जाने पर प्रत्येक चरण के भीतर अतिरिक्त विवरण प्रदान करते हैं। जबकि एक विशुद्ध रूप से चरण-दर-चरण SOP चरण 1, 2, 3, और आगे की सूची देगा, एक पदानुक्रमित SOP में चरण 1a और 1b शामिल हो सकते हैं; 2ए, 2बी, 2सी; 3ए, 3बी.

पदानुक्रमित प्रारूप का उपयोग तब किया जाता है जब किसी दिए गए कार्य को पर्याप्त रूप से पूरा करने के लिए अधिक निर्देश की आवश्यकता हो सकती है। एक सरल उदाहरण के रूप में, यदि चरण 1 टीम के सदस्यों को अपने खाते में लॉग इन करने के लिए कहता है, तो चरण 1a व्यक्तियों को अपना उपयोगकर्ता नाम इनपुट करने के लिए निर्देशित कर सकता है, चरण 1b उन्हें अपना पासवर्ड इनपुट करने के लिए निर्देशित कर सकता है।

फ़्लोचार्ट प्रारूप

फ़्लोचार्ट का सबसे अच्छा उपयोग एसओपी को दर्शाने के लिए किया जाता है जब पूरी प्रक्रिया के दौरान कुछ बिंदुओं पर कई परिणाम संभव होते हैं।

ऐसे मामलों में, एक चरण का परिणाम उस तरीके को प्रभावित करेगा जिसमें टीम को प्रत्येक बाद के चरण तक पहुंचने की आवश्यकता होगी।

निम्नलिखित वर्कफ़्लो पर एक नज़र डालें, उदाहरण के लिए:

standard operating procedure flowchat format

ध्यान दें कि, इस उदाहरण में, कई बार निर्णय लिया जाना चाहिए कि कैसे आगे बढ़ना है। मूल रूप से, प्रत्येक बाद का चरण पिछले चरण के परिणाम पर निर्भर करता है- और यदि एक विपरीत परिणाम आने वाला है तो कुछ निश्चित पथों का पालन करना तर्कसंगत नहीं होगा।

एक मानक संचालन प्रक्रिया SOP क्यों महत्वपूर्ण है?

हालाँकि हमने यहाँ अपनी चर्चा की शुरुआत से ही इस पर संकेत दिया है, आइए स्पष्ट करें:

मानक संचालन प्रक्रिया प्रलेखन महत्वपूर्ण है क्योंकि यह संगठनों को अपनी प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करने, टीम के सभी सदस्यों और अन्य हितधारकों को हर समय एक ही पृष्ठ पर रखने और एकवचन, एकजुट तरीके से आगे बढ़ने की अनुमति देता है।

शायद एसओपी दस्तावेज विकसित करने के महत्व को स्पष्ट करने का सबसे अच्छा तरीका ऐसा नहीं करने के नकारात्मक प्रभाव पर विचार करना है। मूल रूप से, यह मौका देने के लिए बहुत अधिक छोड़ देता है: इस बात की कोई गारंटी नहीं है कि हर समय सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन किया जाएगा, कि टीम के सभी सदस्य संरेखण में रहेंगे, या यह कि संगठन सकारात्मक और प्रभावी तरीके से काम करना जारी रखेगा।

आइए थोड़ा और गहराई से जानें कि SOP दस्तावेज़ बनाना आपके संगठन के लिए क्या कर सकता है।

सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन सुनिश्चित करता है

SOP  के साथ, सभी संगठनात्मक प्रक्रियाओं के संबंध में सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन केवल एक सुझाव नहीं है, बल्कि एक जनादेश है।

(यह ध्यान देने योग्य है कि “सर्वोत्तम प्रथाओं” को प्रक्रियाओं में शामिल हितधारकों की पूरी टीम द्वारा परिभाषित किया जाना चाहिए। एसओपी विकसित करने की प्रक्रिया में सभी विभागों और पदानुक्रमित स्तरों के टीम के सदस्यों को शामिल करने में, आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि आपकी टीम हमेशा कंपनी के सर्वोत्तम हित में काम कर रहा है। इस पर थोड़ी देर में।)

मुद्दा यह है कि SOP  बनाने से आपकी टीम को न केवल एक “सच्चा उत्तर” मिलता है, बल्कि रास्ते में उनका मार्गदर्शन करने के लिए एक स्पष्ट रूप से तैयार किया गया नक्शा भी मिलता है। यह किसी भी स्थिति में सकारात्मक परिणाम का अनुभव करने की संभावना में सुधार करता है, साथ ही पूरी प्रक्रिया में किसी भी बाधा का सामना करने की संभावना को कम करता है।

यह आसान है: SOP  विकसित करना यह सुनिश्चित करता है कि आपकी टीम किसी निश्चित कार्य को करने का सबसे कुशल और प्रभावी तरीका जानती है। इसका मतलब है कि आप हाथ में काम की परवाह किए बिना, इष्टतम परिणामों का अनुभव करने के लिए कम संसाधनों का खर्च करेंगे।

संगति सुनिश्चित करता है

जैसा कि हमने कहा है, SOP को बेहतर तरीके से विकसित करना आपके संगठन को एक अच्छी तरह से ट्यून की गई मशीन की तरह चलाने में सक्षम बनाता है।

“मशीन की तरह” चलने का एक बड़ा हिस्सा निरंतरता है। SOP का पालन करना यह सुनिश्चित करता है कि आपकी टीम को हमेशा सही रास्ता पता होगा- और जरूरत पड़ने पर हमेशा इस रास्ते को अपनाएगा।

सीधे शब्दों में कहें: SOP  आपकी टीम के लिए हर समय निर्णय और प्रक्रिया दोनों को अधिक स्वचालित बनाता है।

उचित ऑनबोर्डिंग और प्रशिक्षण सक्षम करता है

अपने संगठन के भीतर मानक संचालन प्रक्रियाओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने में, आप स्वाभाविक रूप से कुछ स्थितियों में सर्वोत्तम प्रथाओं के संबंध में अपने टीम के सदस्यों को ऑनबोर्ड और प्रशिक्षित करना आसान बना देंगे।

चूंकि एसओपी बनाने का एक लक्ष्य आकस्मिक परिस्थितियों के संदर्भ में कोई कसर नहीं छोड़ना है, इसलिए आपको इस बात का बेहतर अंदाजा होगा कि ये संभावित परिस्थितियां क्या हैं – जिससे आप अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने के लिए बेहतर तरीके से तैयार हो सकें कि उन्हें कैसे नेविगेट किया जाए।

(इसके विपरीत, स्पष्ट रूप से परिभाषित एसओपी नहीं होने से, आप अपनी टीम को कुछ चुनौतियों से निपटने के लिए बेख़बर और तैयार नहीं होने का जोखिम उठाते हैं।)

संगठनात्मक ज्ञान बनाए रखता है

तर्क के लिए, मान लें कि आपकी टीम को पहले से ही पता है कि उनके रास्ते में आने वाली किसी भी स्थिति को कैसे संभालना है- और हमेशा प्रभावी और कुशलता से ऐसा करने में सक्षम है।

इस मामले में, ऐसा लग सकता है कि आपकी टीम जो कुछ भी पहले से जानती है उसका दस्तावेजीकरण करना समय, धन और अन्य संसाधनों की बर्बादी होगी। आखिरकार, हर कोई जानता है कि क्या करना है, तो वे जो कुछ भी पहले से जानते हैं उसे लिखने के लिए समय क्यों निकालें?

हालाँकि, समस्या यह है कि आपकी टीम हमेशा की तरह बरकरार नहीं रहने वाली है। कर्मचारी सेवानिवृत्त होंगे, पद छोड़ेंगे, पदोन्नत होंगे, छुट्टी पर जाएंगे… सूची जारी है। जब ऐसा होता है, तो आपको यह जानना होगा कि वे संगठन में जो ज्ञान और विशेषज्ञता लाए हैं, वह संगठन के भीतर ही रहेगा।

अपने एसओपी का दस्तावेजीकरण करते समय, आप यह सुनिश्चित करेंगे कि यह जानकारी आपकी कंपनी के भीतर ही रहे—नए टीम के सदस्यों को वहीं से लेने की अनुमति देता है, जहां पुराने छूट जाते हैं।

एक मानक संचालन प्रक्रिया SOP विकसित करने की चुनौतियाँ क्या हैं?

जबकि आपके संगठन के भीतर एसओपी विकसित करने के कई लाभ हैं, ऐसा करने से चुनौतियों का उचित हिस्सा भी आता है।

खंडित विकास

एक कारण है कि आपके SOP का विकास “ऑल-हैंड्स-ऑन-डेक” मामला होना चाहिए:

मूल रूप से, यदि केवल कुछ हितधारक शामिल हैं, तो आप अपने SOP के किसी न किसी तरह से निशान के लापता होने का जोखिम उठाएंगे।

उदाहरण के लिए, यदि कोई एसओपी केवल सी-लेवल के अधिकारियों द्वारा बनाया गया है, तो वह इसे प्राप्त करने के लिए आवश्यक प्रक्रिया की तुलना में प्राप्त किए जाने वाले लक्ष्य पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकता है। यह जमीनी स्तर की टीम को कई तरह की बाधाओं में भाग लेने का कारण बन सकता है, जिसका अधिकारियों ने अनुमान नहीं लगाया होगा – जिसका अर्थ है कि प्रश्न में एसओपी वास्तव में दी गई परिस्थितियों के लिए “सर्वोत्तम प्रथाओं” के अनुरूप नहीं है।

दूसरी ओर, यदि केवल प्रबंधकीय कर्मचारियों द्वारा बनाया गया है, तो SOP सी-स्तर के लक्ष्यों को ध्यान में नहीं रख सकता है, जैसे संसाधन खपत को कम करना और नीचे की रेखा में सुधार करना। इस परिदृश्य में, आपके पास ऑन-द-ग्राउंड टीमें ऐसे कार्यों को पूरा कर सकती हैं जो कुशल लग सकते हैं, लेकिन यह वास्तव में पूरे व्यवसाय के लिए इतना कुछ नहीं कर रहा है।

उस ने कहा, एसओपी विकसित करने की प्रक्रिया में हर समय सभी हितधारकों को शामिल करने की आवश्यकता है। यह सुनिश्चित करेगा कि विकसित की जा रही प्रक्रियाओं को कंपनी के सर्वोत्तम हित में बनाया गया है।

अभिगम्यता, दृश्यता और सूचना के केंद्रीकरण के साथ समस्याएं

मानक संचालन प्रक्रियाओं के विकसित होने के बाद भी, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि सभी हितधारक जब भी आवश्यक हो, उक्त दस्तावेज़ों तक पहुँचने और संलग्न करने में सक्षम हों।

इस पहुंच और दृश्यता के बिना, एसओपी के लिए बैकबर्नर-अग्रणी टीम के सदस्यों के लिए “चीजों को करने के पुराने तरीके” पर वापस जाना बहुत आसान हो सकता है। जाहिर है, यह पहली बार में एसओपी विकसित करने के उद्देश्य को हरा देता है।

इसके अलावा, यह आवश्यक है कि आपके विभिन्न टीम के सदस्यों के पास एसओपी दस्तावेज पूरे बोर्ड में एक ही दस्तावेज हो। इसे सुनिश्चित करने का सबसे प्रभावी तरीका यह है कि दस्तावेज़ को एक केंद्रीकृत डेटाबेस में रखा जाए, जिस तक सभी हितधारकों की पहुंच हो। इस तरह, आप गारंटी दे सकते हैं कि टीम के सभी सदस्य हर समय सही दस्तावेज़ीकरण का पालन कर रहे हैं।

(इस बारे में और जानें कि कैसे एक केंद्रीकृत आंतरिक डेटाबेस ज्ञान प्रबंधन प्रणालियों पर हमारी मार्गदर्शिका देखकर आपके संगठन को बेहतर ढंग से सक्षम कर सकता है।)

5 Essential Benefits of SOP Implementation | YRC

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प्रबंधन और रखरखाव का अभाव

SOP के प्रबंधन और रखरखाव के संबंध में, विचार करने के लिए दो मुख्य चुनौतियाँ हैं:

सबसे पहले, आपकी टीम को उचित रूप से प्रशिक्षित और तैयार होने की आवश्यकता होगी कि वास्तव में संबंधित प्रक्रियाओं को कैसे लागू किया जाए। इसका मतलब है कि यह सुनिश्चित करना कि उनके पास एसओपी के भीतर परिभाषित कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक किसी भी उपकरण या अन्य संसाधनों तक पहुंच है – और यह कि वे जानते हैं कि इन संसाधनों का कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे किया जाए। यदि पहेली का यह अंश गायब है, तो आपकी टीम केवल एसओपी के अनुसार कार्य करने में सक्षम नहीं होगी—चाहे दस्तावेज़ कितना भी स्पष्ट क्यों न हो।

यह भी ध्यान देने योग्य है कि जिस समय कार्रवाई का सबसे अच्छा तरीका माना जाता है वह हमेशा ऐसा नहीं हो सकता है। प्रौद्योगिकी में सुधार, कार्मिक परिवर्तन, और कई अन्य कारकों के कारण आपकी टीम को समय बीतने के साथ पहले से विकसित एसओपी पर फिर से विचार करने की आवश्यकता हो सकती है। यदि आपकी टीम जिस SOP का अनुसरण करती है वह किसी भी तरह से पुरानी या अप्रचलित है, तो इसका पालन करना जारी रखने से आपके संगठन को लाभ के बजाय अधिक नुकसान होगा।

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अब जब हम समझते हैं कि एक मानक संचालन प्रक्रिया क्या है, यह क्यों महत्वपूर्ण है, और एसओपी बनाने और लागू करने में शामिल चुनौतियां, अगला कदम वास्तव में आपकी मानक संचालन प्रक्रियाओं को लिखना और विकसित करना है।

मानक संचालन प्रक्रिया लिखते समय सामान्य कदम नीचे दिए गए हैं।

  • SOP बनाने के लिए अपने लक्ष्य निर्धारित करना
  • हितधारकों और रचनाकारों का निर्धारण करें
  • अंतिम उपयोगकर्ता को परिभाषित करें
  • SOP का दायरा और प्रारूप निर्धारित करें
  • आपके एसओपी में क्या शामिल होना चाहिए
  • लिखित दस्तावेज़ की समीक्षा करें
  • अपने अंतिम उपयोगकर्ताओं को प्रशिक्षित करें
  • अभ्यास में एसओपी का परीक्षण और बदलाव करें
  • SOP लागू करें और नियमित रूप से समीक्षा करें

अब, आइए अधिक विस्तार से चर्चा करें कि एसओपी दस्तावेज विकसित करने की प्रक्रिया कैसी दिखनी चाहिए।

1. एक SOP बनाने के लिए अपने लक्ष्य निर्धारित करें

इससे पहले कि आप एक एसओपी लिखना शुरू करें, आपके पास इस सवाल का स्पष्ट जवाब होना चाहिए कि आप पहली बार में दस्तावेज़ क्यों बना रहे हैं।

सकारात्मक पक्ष पर, आप इस तरह के प्रश्न पूछना चाहेंगे:

  • SOP  कर्मचारियों और टीमों को अधिक कुशलता से काम करने की अनुमति कैसे देगा?
  • SOP का पालन करने से टीम हमारे ग्राहकों को बेहतर सेवा कैसे देगी?
  • SOP  का पालन करने से कंपनी के बॉटम लाइन पर क्या असर पड़ेगा?
  • आप किसी भी दर्द बिंदु या बाधाओं की पहचान करना चाहेंगे जो वर्तमान में आपके संगठन की प्रक्रियाओं में मौजूद हैं। यह आपको यह निर्धारित करने में अधिक विशिष्ट होने की अनुमति देगा कि
  • आपकी टीम एसओपी के साथ अधिक उत्पादक कैसे होगी।

अपनी SOP से संबंधित पहलों के लिए स्मार्ट लक्ष्य निर्धारित करने में, आप:

  • पूर्ण सर्वोत्तम प्रथाओं को विकसित करने में बेहतर सक्षम बनें
  • SOP को लागू करने से आपके संगठन पर क्या प्रभाव पड़ेगा, इसका स्पष्ट विचार रखें
  • विशेष रूप से जानें कि समय के साथ एसओपी को अनियंत्रित और मूल्यांकन करते समय क्या देखना चाहिए

यहां—और इस प्रक्रिया के प्रत्येक बाद के चरण में—जहां एक मजबूत आंतरिक ज्ञान आधार आपकी टीम को उत्पादकता को अधिकतम करने में सक्षम बना सकता है।

उदाहरण के लिए, आपने अपनी विभिन्न प्रक्रियाओं के संबंध में पहले से ही अनौपचारिक दस्तावेज़ बना लिए होंगे, जिनका उपयोग आप अधिक औपचारिक एसओपी विकसित करते समय स्प्रिंगबोर्ड के रूप में कर सकते हैं। या, आपके पास व्यवसाय- और/या टीम से संबंधित लक्ष्यों की एक सूची हो सकती है, जिसके लिए आप प्रयास कर रहे हैं-जो, फिर से, वर्तमान एसओपी के लिए आपके लक्ष्यों को मजबूत करना आसान बना देगा।

2. हितधारकों और रचनाकारों का निर्धारण करें

जैसा कि हमने नोट किया है, कोई भी और सभी कर्मचारी जो एसओपी में शामिल होंगे या उससे प्रभावित होंगे, उन्हें दस्तावेज़ के निर्माण में कुछ कहना चाहिए।

सामान्यतया, आपकी SOP विकास टीम में निम्न शामिल होना चाहिए:

  • सी-स्तरीय अधिकारी, जो उच्च-स्तरीय व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के प्रयास में दुबला संचालन विकसित करने पर ध्यान केंद्रित करेंगे
  • प्रबंधन नेताओं को सर्वोत्तम प्रथाओं को विकसित करने, संसाधनों और उपकरणों के आवश्यक उपयोग को परिभाषित करने और एसओपी को लागू करने की योजना निर्धारित करने के लिए
  • रसद और संसाधन खपत के संदर्भ में एसओपी की वैधता और व्यवहार्यता का निर्धारण करने के लिए जमीनी स्तर के कर्मचारी
  • आपको यह भी निर्धारित करना होगा कि वास्तव में दस्तावेज़ लिखने के लिए कौन जिम्मेदार होगा। चाहे आप अपने वर्तमान स्टाफ पर निर्भर हों या किसी तीसरे पक्ष की इकाई पर फ्रीलांस आधार पर, यह महत्वपूर्ण है कि आपके एसओपी के निर्माता तकनीकी लेखन में माहिर हों और उन्हें आपकी कंपनी की प्रक्रियाओं और समग्र रूप से आपके उद्योग का गहन ज्ञान और अनुभव हो।

इसके अलावा, जबकि आपके ग्राहक आवश्यक रूप से दस्तावेज़ बनाने में शामिल नहीं होंगे, आप जब भी आवश्यक हो, उनकी सर्वोत्तम रुचि को भी ध्यान में रखना चाहते हैं। जबकि एसओपी आम तौर पर आंतरिक, पर्दे के पीछे की प्रक्रियाओं को संदर्भित करता है, उक्त प्रक्रियाएं ग्राहक के अनुभव को किसी न किसी तरह से प्रभावित कर सकती हैं – जिसका अर्थ है कि आपको अपने लक्षित दर्शकों को कभी भी अपने दिमाग के पीछे खिसकने नहीं देना चाहिए क्योंकि आप अपने संगठन के भीतर एसओपी विकसित करते हैं। .

3. अंतिम उपयोगकर्ता को परिभाषित करें

जबकि SOP  के निर्माण में कई तरह के व्यक्ति शामिल होंगे, दस्तावेज़ की वास्तविक सामग्री का उपयोग चुनिंदा लक्षित दर्शकों द्वारा किया जाएगा।

(उदाहरण के लिए, ग्राहक सेवा अनुरोधों को संभालने के लिए एसओपी को परिभाषित करने में, आपके ग्राहक सेवा प्रतिनिधि प्रमुख व्यक्ति होंगे जिनके लिए दस्तावेज़ बनाया गया था।)

उस ने कहा, यह महत्वपूर्ण है कि आप जानते हैं कि वास्तव में कौन प्रक्रियाओं में शामिल होगा, क्योंकि यह आपको इन व्यक्तियों को ध्यान में रखते हुए एसओपी दस्तावेज़ बनाने में सक्षम करेगा। यहां विचार इस तरह से दस्तावेज़ बनाने में सक्षम होना है जो उन लोगों के लिए उपयोगी हो जो वास्तव में उक्त दस्तावेज़ में परिभाषित प्रक्रियाओं को लागू करेंगे।

इसका मतलब है की:

  • अंतिम उपयोगकर्ता के वास्तविक कर्तव्यों पर शेष लेजर केंद्रित
  • अंतिम उपयोगकर्ता द्वारा अपेक्षित सही भाषा और शब्दावली का उपयोग करना
  • आवश्यकतानुसार कुछ शब्दावली की व्याख्या करना, जबकि अंतिम उपयोगकर्ता के लिए दूसरी प्रकृति की प्रक्रियाओं और शर्तों की अधिक व्याख्या नहीं करना
  • लेकिन, इससे पहले कि आप ऐसा कुछ कर सकें, आपको इस बात का स्पष्ट अंदाजा होना चाहिए कि आपके संगठन के भीतर आपका SOP किसके लिए बनाया जा रहा है।

4. SOP का दायरा और प्रारूप निर्धारित करें

जैसा कि हमने पहले चर्चा की, एक एसओपी दस्तावेज़ आम तौर पर तीन रूपों में से एक लेता है:

  • चरण-दर-चरण सूची
  • पदानुक्रमित सूची
  • फ़्लोचार्ट
  • दस्तावेज की जा रही प्रक्रियाओं के आधार पर, आप यह निर्धारित करना चाहेंगे कि वांछित जानकारी को संप्रेषित करने में इनमें से कौन सा प्रारूप सबसे प्रभावी होगा।

यहां कार्रवाई का सबसे अच्छा तरीका हाथ में परिस्थिति के लिए आवश्यक सबसे सरल प्रारूप के साथ जाना है। यदि अतिरिक्त स्पष्टीकरण या संभावित आकस्मिकताओं को शामिल करने की कोई आवश्यकता नहीं है, तो चरण-दर-चरण सूची पर्याप्त हो सकती है; यदि प्रक्रिया में प्रत्येक चरण संभावित रूप से कई परिणामों को जन्म दे सकता है, तो एक फ़्लोचार्ट आवश्यक होने की संभावना है।

5. SOP दस्तावेज़ की रूपरेखा तैयार करें—और इसे लिखना शुरू करें

एक बार जब आप जानते हैं कि एसओपी बनाने के लिए आपके लक्ष्य क्या हैं, इसे बनाने में कौन शामिल होगा, और उपयोग करने के लिए सबसे अच्छा प्रारूप है, तो आप संपूर्ण रूप से दस्तावेज़ की योजना बनाना शुरू कर सकते हैं।

यहां, हम एक संपूर्ण एसओपी दस्तावेज़ के विभिन्न हिस्सों पर चर्चा करेंगे, जिसमें बताया जाएगा कि प्रत्येक में कौन सी जानकारी शामिल की जानी चाहिए।

शीर्षक पेज

आपके एसओपी के शीर्षक पृष्ठ में दस्तावेज़ से संबंधित पहचान संबंधी जानकारी होनी चाहिए, जिसमें शामिल हैं:

  • SOP का दस्तावेजीकरण किया जा रहा है
  • दस्तावेज़ की विशिष्ट पहचान संख्या
  • दस्तावेज़ के निर्माण और/या संपादन की तिथि
  • SOP  को लागू करने वाली इकाई का विभाग या पेशेवर शीर्षक
  • दस्तावेज़ बनाने वाले व्यक्तियों के नाम और शीर्षक

विषयसूची

यदि आवश्यक हो, तो आप अपने एसओपी के शीर्षक पृष्ठ के बाद सामग्री की एक तालिका शामिल कर सकते हैं, क्योंकि इससे उन लोगों को मदद मिलेगी जो दस्तावेज़ का उपयोग कर रहे हैं, वे सापेक्ष आसानी से जानकारी प्राप्त कर रहे हैं।

यह केवल तभी आवश्यक हो सकता है जब एसओपी दस्तावेज़ एक या दो पेज से अधिक लंबा हो। मूल रूप से, यदि अंतिम-उपयोगकर्ता सामग्री की तालिका के बिना उन्हें आवश्यक जानकारी को जल्दी और आसानी से ढूंढने में सक्षम है, तो संभवतः आपको इसे दस्तावेज़ में शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।

प्रारंभिक जानकारी

जैसा कि हमने चर्चा की है, आपकी टीम को क्षण भर में वर्णित किए जाने वाले एसओपी का पालन करने में सक्षम होने के लिए कुछ जानकारी को पूर्ण रूप से निर्धारित करने की आवश्यकता होगी।

इस प्रारंभिक जानकारी में शामिल हैं:

  • एसओपी उद्देश्य: यहां, आप एसओपी दस्तावेज़ बनाने के लिए अपनी टीम के औचित्य की व्याख्या करेंगे। इसका मतलब है कि आपके संगठन पर एसओपी के उच्च-स्तरीय और “ऑन-द-ग्राउंड” प्रभाव की व्याख्या करना, साथ ही साथ एसओपी को लागू करके वास्तविक मानकों को पूरा करना होगा।
  • भूमिकाएं और जिम्मेदारियां: इस खंड में, आप किसी विशिष्ट प्रक्रिया में शामिल होने वाले विशिष्ट कर्मचारियों या हितधारकों की पहचान करेंगे। इसके अलावा, आप अपने संगठन के भीतर इन व्यक्तियों की क्षमता के साथ-साथ एसओपी में उनकी भूमिका को भी परिभाषित करेंगे।
  • संसाधन और सामग्री: प्रक्रिया को पूरा करने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को पूरी प्रक्रिया के दौरान विभिन्न प्रकार के उपकरणों, प्रौद्योगिकी और अन्य सामग्रियों का उपयोग करने की आवश्यकता होगी। यहां, आप परिभाषित करेंगे कि ये संसाधन क्या हैं, और उनके बारे में कोई अन्य आवश्यक जानकारी (उदाहरण के लिए, उन्हें अपनी सुविधाओं के भीतर कहां खोजें, उन्हें ठीक से कैसे स्टोर करें, और यदि आवश्यक हो तो रखरखाव का अनुरोध कैसे और कब करें)।
  • सावधानियाँ, चेतावनियाँ, और अन्य जोखिम-संबंधी जानकारी: यदि उपरोक्त संसाधनों के संबंध में, या विचाराधीन समग्र प्रक्रिया के संबंध में कोई सुरक्षा सावधानियां मौजूद हैं, तो यह अनिवार्य है कि आप उन्हें यहाँ स्पष्ट रूप से रखें। यदि आवश्यक हो तो अधिक जानकारी कैसे प्राप्त करें, इसके स्पष्ट संकेतकों के साथ पालन करने के लिए यह जानकारी एसओपी दस्तावेज के भीतर भी मौजूद होनी चाहिए।

कार्यप्रणाली और प्रक्रियाएं

यह खंड, निश्चित रूप से, समग्र एसओपी दस्तावेज़ का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है, क्योंकि यह वह जगह है जहाँ आप एक निश्चित कार्य को पूरा करते समय हर समय पालन की जाने वाली वास्तविक संचालन प्रक्रियाओं का वर्णन करेंगे।

चुने हुए प्रारूप का उपयोग करते हुए, आपका कार्य अंतिम उपयोगकर्ता के लिए प्रत्येक टचपॉइंट पर पालन करने के लिए विस्तृत, चरण-दर-चरण निर्देश विकसित करना होगा। अधिक सरलीकृत मामलों में, ये चरण क्रमिक होंगे; दूसरों में, प्रक्रिया में उप-चरण, पुनरावर्ती प्रक्रियाएं, निर्णय वृक्ष, और इसी तरह शामिल हो सकते हैं।

जैसा कि हमने चर्चा की है, एसओपी के इस पूरे भाग में जितना आवश्यक हो उतना विस्तृत और स्पष्ट होना आवश्यक है। लक्ष्य विशिष्ट भाषा के रूप में उपयोग करना है जैसा कि निर्देशों को पूर्ण रूप से संप्रेषित करने के लिए आवश्यक है – और किसी भी अस्पष्टता को कम करने के लिए जो उक्त निर्देशों के भीतर मौजूद हो सकती है।

(उस बिंदु तक, यह ध्यान देने योग्य है कि आपको केवल इतना विशिष्ट होना चाहिए कि लक्षित दर्शक प्रश्न में दिए गए निर्देशों को समझ सकें। दूसरे शब्दों में, पांडित्य होने के बिंदु के लिए विशिष्ट होने की आवश्यकता नहीं है; अपने निर्देशों को स्पष्ट करें, और फिर अंतिम उपयोगकर्ता को काम पर आने दें।)

विचाराधीन प्रक्रिया के आधार पर, आप किसी भी आरेख, चित्र, या अन्य इमेजरी को भी शामिल करना चाहेंगे जो आपके लिखित दस्तावेज़ के पूरक हो सकते हैं। वास्तव में, कुछ परिस्थितियों में ऐसे दृष्टांतों का उपयोग करना अधिक प्रभावी और कुशल हो सकता है जहाँ लिखित शब्द बस पर्याप्त नहीं होता है।

गुणवत्ता नियंत्रण और आश्वासन

यह आवश्यक है कि आपकी टीम के सदस्य मामले-दर-मामला आधार पर और समय के साथ विशेष रूप से परिभाषित अंतराल पर एसओपी के संबंध में अपने प्रदर्शन का आकलन करने में सक्षम हों।

फिर, इस खंड में, आप उन दस्तावेज़ों को शामिल करना चाहेंगे जो उन्हें ऐसा करने की अनुमति देते हैं। इसमें शामिल हो सकते हैं:

एक विशिष्ट प्रक्रिया के संबंध में सर्वोत्तम प्रथाओं को दर्शाने वाले उपाख्यान
रूब्रिक या प्रदर्शन मापने के समान साधन
पिछले प्रदर्शन मूल्यांकन के नमूने (वास्तविक या नकली)
जबकि आपके एसओपी का “मांस” जितना संभव हो उतना विस्तृत होना चाहिए, यह खंड यह सुनिश्चित करेगा कि आपकी टीम के सदस्य अपनी सर्वश्रेष्ठ क्षमताओं के लिए एसओपी का पालन करना जारी रखें- और उन क्षेत्रों की पहचान करने में भी सक्षम हों जिनमें उन्हें सुधार करने की आवश्यकता हो सकती है आगे बढ़ते हुए।

संदर्भ और शब्दावली

आप किसी दिए गए SOP में कई तरह की शर्तों, संसाधनों और अन्य दस्तावेज़ों का उल्लेख कर सकते हैं, जिनके लिए और स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो सकती है।

इस खंड में, आप या तो इस स्पष्टीकरण को आवश्यक विवरण में प्रदान करने में सक्षम होंगे, या अपने दर्शकों को अतिरिक्त संसाधनों या दस्तावेज़ीकरण की ओर आगे की व्याख्या के लिए इंगित करेंगे। यह आपको वर्तमान एसओपी दस्तावेज़ के भीतर एक विलक्षण ध्यान बनाए रखने की अनुमति देगा, साथ ही अंतिम उपयोगकर्ता को किसी दिए गए विषय में गहराई से खुदाई करने का अवसर भी प्रदान करेगा, अगर उन्हें ऐसा करने की आवश्यकता है।

6. लिखित दस्तावेज की समीक्षा करें

एक बार जब आप दस्तावेज़ को पूरी तरह से लिख लेते हैं, तो आप सभी हितधारकों को सटीकता, सामंजस्य और व्यापकता के लिए इसकी समीक्षा करने का अवसर प्रदान करना चाहेंगे।

प्रक्रिया के इस चरण के दौरान, सभी शामिल पक्षों को दस्तावेज़ को पढ़ते समय किसी भी प्रश्न, चिंताओं या अन्य मुद्दों पर ध्यान देना चाहिए। यह आपको अपने एसओपी को “आधिकारिक तौर पर” अनियंत्रित करने से पहले विशिष्ट और केंद्रित संशोधन करने की अनुमति देगा।

अब, आप निश्चित रूप से चाहते हैं कि अंतिम उपयोगकर्ता की सलाह और सुझाव यहां एक भारी भूमिका निभाएं। आखिरकार, वे वही हैं जो हाथ में प्रक्रिया में शामिल होंगे, इसलिए आप निश्चित रूप से जानना चाहेंगे कि वे दस्तावेज़ में प्रस्तुत सब कुछ समझते हैं। इसके अलावा, चूंकि उनके पास विचाराधीन प्रक्रियाओं का प्रत्यक्ष अनुभव है, वे उन क्षेत्रों की पहचान करने में सक्षम होंगे जिन्हें प्रारंभ में दस्तावेज़ बनाते समय अनदेखा किया गया हो सकता है।

लेकिन, हो सकता है कि आप उन लोगों से भी दस्तावेज़ की समीक्षा करवाना चाहें जिनके पास विचाराधीन प्रक्रियाओं का कम अनुभव है। यह आपको किसी भी “ब्लाइंडस्पॉट” के लिए खाते में मदद करेगा जो आपके अधिक अनुभवी टीम के सदस्यों के पास विशेष रूप से उनके अनुभव और विशेषज्ञता के कारण हो सकता है। यह, बदले में, नए कर्मचारियों को एसओपी के साथ जल्दी से “तेज गति” प्राप्त करने में सक्षम करेगा, जब वे सवार होंगे।

7. अपने अंतिम उपयोगकर्ताओं को प्रशिक्षित करें

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी वर्तमान टीम के सदस्य कितने अनुभवी या विशिष्ट हैं, उन्हें लागू होने वाले नए एसओपी के रूप में प्रशिक्षित (और/या फिर से प्रशिक्षित) करने की आवश्यकता होगी।

यह, निश्चित रूप से, एक संवेदनशील क्षेत्र हो सकता है – विशेष रूप से लंबे समय के कर्मचारियों के लिए जो एक निश्चित तरीके से कार्यों के बारे में जाने के लिए उपयोग किए जाते हैं, और जो अभी तक आवश्यक सुधार करने के लाभों को नहीं देख सकते हैं।

इस कारण से, यह महत्वपूर्ण है कि ये प्रशिक्षण सत्र आराम से, जोखिम रहित वातावरण में हों। आपकी टीम को पूर्ण विश्वास होना चाहिए कि यह “गॉचा” -प्रकार की परीक्षा नहीं है; बल्कि, यह उन्हें बेहतर ढंग से सक्षम बनाने के लिए है ताकि वे अपना सर्वश्रेष्ठ पैर आगे बढ़ा सकें, और अपने संविदात्मक कर्तव्यों में यथासंभव उत्पादक बन सकें।

जैसा कि हम निम्नलिखित अनुभागों में चर्चा करेंगे, आप अपनी टीम को यह भी बताना चाहेंगे कि यह प्रशिक्षण केवल एक बार की बात नहीं है – यह एक सतत प्रक्रिया है। यह इस विचार को सुदृढ़ करेगा कि नया एसओपी काम करने का नया तरीका है और होगा, और नई प्रक्रिया की नवीनता समाप्त होने के बाद इसे बैकबर्नर में नहीं रखा जाएगा।

उस ने कहा, नई एसओपी के संबंध में आपकी टीम को प्रशिक्षित करने का विचार केवल वास्तविक प्रक्रियाओं के साथ ही संबंधित है, जबकि आपकी टीम में विकास की मानसिकता पैदा करने पर अधिक ध्यान केंद्रित किया गया है।

8. अभ्यास में SOP  का परीक्षण और संशोधन करें

अंतिम बिंदु से पीछे हटते हुए, आप धीरे-धीरे अपनी टीम को नए एसओपी में डुबोना चाहते हैं (बजाय उन्हें गोता लगाने के लिए मजबूर करने के)।

इसमें, सबसे पहले, आपकी टीम को नए एसओपी के माध्यम से एक नकली वातावरण में काम करना शामिल हो सकता है। यहां, आप अलग-अलग परिदृश्य सेट कर सकते हैं जिसमें टीम के कुछ सदस्य अलग-अलग भूमिका निभाते हैं, जिससे प्रत्येक व्यक्ति को नई प्रक्रियाओं के बारे में पता चलता है। या, आप केवल एक खुले वातावरण में अपनी टीम के साथ काल्पनिक स्थितियों पर चर्चा कर सकते हैं, जिससे आपकी टीम को उक्त परिदृश्यों में पूरी की जाने वाली प्रक्रियाओं के माध्यम से मौखिक रूप से चलने की अनुमति मिलती है।

जैसे-जैसे आपकी टीम नई प्रक्रियाओं के प्रति अधिक अभ्यस्त होती जाती है, तब आप नए एसओपी को “वास्तविक-विश्व” परिदृश्यों में अनियंत्रित करना शुरू कर सकते हैं। हालांकि ऐसा करने का कोई “एक तरीका” नहीं है, आप कुछ टीम के सदस्यों की पहचान कर सकते हैं जो दूसरों की तुलना में अधिक तैयार हैं, और उन्हें पहले गोता लगाने की अनुमति दें- फिर उन्हें अन्य टीम के सदस्यों को उन विशिष्ट क्षेत्रों में प्रशिक्षित करें जिनके लिए उन्हें सहायता की आवश्यकता है।

इस क्रमिक अनरोलिंग को जानबूझकर करने की आवश्यकता है, और इसके लिए आवश्यक है कि टीम के सभी सदस्य चीजों को करने के नए तरीके की दिशा में प्रगति करने के लिए सक्रिय रूप से कार्य करें। जबकि आप प्रारंभिक रोलआउट के दौरान कुछ नरमी के लिए अनुमति देना चाहते हैं, बहुत अधिक ढीला होने के कारण आपकी टीम पिछले दिनों की बहुत कम-कुशल प्रक्रियाओं पर वापस लौट सकती है।

9. SOP लागू करें- और नियमित रूप से समीक्षा करें

प्रक्रिया का “अंतिम” चरण, निश्चित रूप से, नए एसओपी को पूर्ण रूप से लागू करना है।

हम “अंतिम” शब्द को उद्धरण चिह्नों में रखते हैं क्योंकि, फिर से, किसी दिए गए परिदृश्य में जिसे “सर्वोत्तम अभ्यास” माना जाता है, वह लगातार प्रवाह में होता है। यह सुनिश्चित करने के लिए, जो आज सबसे अच्छा काम करता है वह अब से कुछ महीने बाद काम करने का एक अक्षम तरीका हो सकता है।

यही कारण है कि आपकी टीम में विकास की मानसिकता पैदा करना महत्वपूर्ण है: उन्हें यह समझने की जरूरत है कि नई प्रक्रियाएं पत्थर में स्थापित नहीं हैं, और समय के साथ जरूरत पड़ने पर विकसित होंगी।

न केवल उन्हें इसे समझने की जरूरत है बल्कि उन्हें इसका हिस्सा बनने की भी जरूरत है। जैसे-जैसे आपकी टीम नए एसओपी का पालन करना जारी रखेगी, उन्हें नियमित रूप से अपने किसी भी सकारात्मक या नकारात्मक अनुभव पर ध्यान देना चाहिए। मूल रूप से, इसका अर्थ है सुधार के क्षेत्रों, साथ ही उन क्षेत्रों पर ध्यान देना जिनमें अधिक सुधार किए जाने की आवश्यकता है।

किसी भी “ऑन-द-फ्लाई” नोटिस के अलावा, आपकी टीम को आगे बढ़ने के लिए आगे की योजनाओं पर चर्चा करने के लिए नियमित रूप से मिलना चाहिए। आम तौर पर, इसका मतलब अपेक्षाकृत मामूली तरीकों से एसओपी में संशोधन करना होगा-लेकिन यदि आवश्यक हो तो पूरे दस्तावेज़ को खरोंच से पुनर्निर्माण करना भी शामिल हो सकता है।

किसी भी बाहरी कारक पर विचार करना भी महत्वपूर्ण है जिसके लिए आपकी टीम को SOP पर फिर से विचार करने की आवश्यकता हो सकती है। इन कारकों में विधायी परिवर्तन, तकनीकी प्रगति और/या उपभोक्ता की जरूरतों में बदलाव शामिल हैं।

कुछ समय के लिए प्रभावी और कुशल एसओपी को मजबूत करने में, आप अपनी टीम को अपने संगठन की वर्तमान समग्र परिस्थितियों को देखते हुए यथासंभव उत्पादक होने की अनुमति देते हैं-जबकि इन परिस्थितियों में बदलाव के रूप में अपनी प्रक्रियाओं में सुधार करने के लिए दरवाजा खुला रखते हैं।

निष्कर्ष 

मानक संचालन प्रक्रिया बनाना शायद यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आपकी टीम अपनी प्रतिभा का अधिकतम उपयोग करे।

इसके विपरीत, यहां तक ​​​​कि सबसे प्रतिभाशाली पेशेवर भी अपनी स्थिति में उत्पादक और प्रभावी नहीं हो सकते हैं यदि उन्हें उचित और स्पष्ट मार्गदर्शन नहीं दिया जाता है।

इसके अलावा, भले ही आपका नया एसओपी पूर्ण सर्वोत्तम प्रथाओं के साथ संरेखित हो, लेकिन अगर आपकी टीम इसे एक्सेस करने में सक्षम नहीं है तो यह कोई अच्छा काम नहीं करेगा। यही कारण है कि नए एसओपी के कार्यान्वयन के लिए एक केंद्रीकृत आंतरिक ज्ञान आधार महत्वपूर्ण है।

हर समय स्पष्ट, व्यापक मानक संचालन प्रक्रियाओं के साथ, आपकी टीम के सदस्यों को हमेशा पता चलेगा कि उन्हें किसी भी स्थिति में क्या करना है। बदले में, आपके संगठन की उत्पादकता निश्चित रूप से आसमान छू जाएगी।

आशा करता हूँ आपको मेरे द्वारा लिखा गयी पोस्ट प्रभावी मानक संचालन प्रक्रिया (SOP) क्या है और कैसे लिखें पूरी जानकारी हिंदी मैं पसंद आया होगा और आपको इस से कुछ नया सिखने को मिला होगा 

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